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  • 标    题:三亚市人民政府办公室关于印发三亚市人民政府办公室公文处理工作规程的通知
  • 索 引 号:00823240-4/2019-01170
  • 主题分类:综合政务;
  • 发文机关:三亚市人民政府办公室
  • 成文日期:2019-11-06
  • 发文字号:三府办函〔2019〕122号
  • 发布日期:2019-11-08
  • 主 题 词:
  • 文件状态:有效;
  • 效力说明:

三亚市人民政府办公室关于印发三亚市人民政府办公室公文处理工作规程的通知

更新时间:2019-11-08 09:27:00

三亚市人民政府办公室

三亚市人民政府办公室

关于印发三亚市人民政府办公室公文处理

工作规程的通知


各科、室,市档案馆:

现将《三亚市人民政府办公室公文处理工作规程》印发给你们,请遵照执行。



三亚市人民政府办公室

2019年11月6日  

(此件主动公开)



三亚市人民政府办公室公文处理工作规程


为实现市政府办公室公文处理工作规范化、制度化、科学化,提高公文处理工作的效率和质量,根据《党政机关公文处理工作条例》和《三亚市人民政府工作规则》,制定本规程。

一、收文办理

收文办理指对收到公文的办理,包括签收、登记、审核、拟办、承办、催办、答复等程序。

(一)报送市政府和市政府办公室的公文,采取“一口进入、分口办理”的原则,由文秘科统一签收、登记、审核。文秘科?#37038;?#20844;文时应从公文的体例、格式、行文规则等方面对?#37038;?#30340;公文进行审核。

(二)凡报送市政府的公文,应按程序逐级报送,不得越级报文。各区政府、各管委会、市政府各部门报送市政府的请示事项,如涉及其他部门职责的,应要求充分征求其他部门意见并修改完善,方可向市政府报文。

(三)市属各企业、各行业协会原则上不直接向市政府请示和报告工作,确有需要请示或报告的事项,应报业务主管部门审核后,由业务主管部门向市政府行文。

发现收文有下列问题的应作退文处理:

l.“请示”“意见”“报告”非经领导交代而直接报送领导个人;

2.越级行文;

3.请示件一文多事;

4.请示件多头主送;

5.报告中夹带请示事项;

6.将应报送市政府审批的事项报送市政府办公室;

7.文?#36136;?#29992;错误;

8.未标注签发人;

9.未加盖发文机关印章;

10.文字有重大错误;

11.公文格式不规范;

12.公文缺页;

13.各区政府、各职能部门职权范围内应受理的公文(由承办科室审核并沟通后转文秘科退文);

14.市政府领导批示各职能部门征求意见后反馈意见的公文,各职能部门没有明确意见的;

15.存在其他不符合文件办理规范和要求的问题。

?#37038;?#20154;员应及时与有关单位联系作退文处理。承办科室退文必须提出退文理由,经分管领导批准后,由文秘科办文人员通知来文单位。已分办的公文,如发现公文内容表述不清、主题不明等,由承办科室与来文单位沟通后转文秘科退文。

市政府办公室办理的公文经文秘科统一签收、审核、登记编号(抄送件一般不登记,但需送领导阅知的应登记)。未按公文办理程序报送的公文,文秘科不予受理。确属市领导交办或特别紧急的公文,各科室应及时向文秘科说明,并转文秘科登记编号,按程序办理。

涉密和中共中央、国务院及其办公厅印发的公文由文秘科保密室负责统一签收、登记,其他公文由文秘科负责统一签收登记。经领导审批完毕未登记的公文,应及时送回文秘科统一登记。

二、公文分办

公文登记编号后,按“谁分管、谁负责”的原则,立即分办。涉密公文由保密室转相关科室办理,非密级公文由文秘科转相关科室办理。各科室要指定专人负责收文,原则上非涉密文件应通过办公云平台办理,纸质文件由文秘科扫描后通过办公云平台转承办科室办理。若无法扫描,由文秘科纸质送承办科室,?#37038;?#20844;文必须办理签收手续。工作时间外分办的文件,应电话或短信息告知承办科室负责人。

公文分办按以下原则进行:

(一)中共中央、全国人大常委会、国务院、全国政协及其办公厅,省委、省人大常委会、省政府、省政协及其办公厅,市委、市人大常委会、市政协及其所属部门来文,按内容归口转相关科室办理。

(二)各区政府、各管委会来文,按内容归口转相关科室办理。内容涉及两个或两个以上科室的公文,由排名后位领导对应的科室办理。

(三)省政府各组成部门和直属机构,市政府直属各行政、事?#26723;?#20301;,驻市军警部队,市政府领导分工联系的单位来文,按分工对口转相关科室办理。

(四)邀请市政府、市政府办公室领导参加各类会议或活动的来文,文中已明?#32321;?#36992;领导的,由被邀领导对口服务科室按程序办理;没有明?#32321;?#36992;请领导的,由文秘科按程序办理;省政府或省厅局委办要求市政府领导参加在本市以外召开会议或省内正厅级、省外副部级以上领导来三亚调研考察的活动,由文秘科按程序呈批后转对口科室办理。

(五)内容涉及信访事项的公文,转办信科按程序办理。

(六)省司法行政部门来文的内容涉及立法工作、征求规范性文件修改意见,且与其他业务部门职责相关的,由业务部门对口科室办理;涉及行政复议、行政诉讼等法制工作的公文转市司法行政部门办理。

(七)联合来文,由排名第一位来文单位的对口科室办理;排名第一位来文单位没有对口科室的,由排名第二位的来文单位的对口科室办理,?#28304;?#31867;推。来文单位对应科室无法界定的,按内容转对口科室办理,内容涉及多个部门业务的,由部门业务?#24613;?#22810;的对口科室办理。

(八)市长、副市长在文件、信函、报刊、资料或电话记录等载体上作出批示的批示件,由相关科室送文秘科补收文登记手续后按领导批示内容办理。部门依据市政府领导批示或市政府会议纪要报来的公文,由作出批示或召开会议的市政府领导对应服务科室办理。

(九)市委、市人大常委会、市政协领导转市政府领导办理的文件,文秘科按程序转对应服务的科室办理;转给两位以上领导的,转对口服务列在第一位领导的科室办理;对应关系不便界定、但批转文件中列出两个以上单位的,转对口联系批示中第一个单位的科室办理。市政府领导批示转部门办理的文件,由作出批示领导对应服务科室办理。

(十)相关部门反馈意见的文件,原则上由原承办科室办理。内容上有交叉的公文,承办科室做拟办意见时应附条提示转涉及部门的分管副市长阅示。

(十一)省政府办公厅内设处室来文,按照内容转市政府办公室对应内设科室承办;市各有关单位给市政府办公室的来文,由文秘科提出拟办意见呈办公室领导签批后,转责任科室办理。

(十二)网上督查室来文按照《三亚市人民政府办公室关于印发“网上督查室”公文流转及办理暂行规定的通知》(三府办函〔2019〕44号)执行。

分办意见由文秘科提出,承办科室对分办意见有异议的,应提出理由根据,先与文秘科协商;协商未果的,提请办公室分管负责人复核分办意见。需改变分办意见的,由办公室分管负责人与有关科室协商另行分办;如该负责人认为分办意见无误时,有异议的科室可提请秘书长裁定。

三、公文处理

(一)处理原则

公文处理应当坚持实事求是、精简高效的原则,做到及时准确、安全规范。纸质公文处理,各承办科室应安排专人做好收文登记,详细记录收文日期、领导批示内容;转相关部门提意见或办理时,要做?#20204;?#25910;登记手续。

(二)阅件处理

阅件处理由承办科室以公文呈批单?#38382;劍?#26681;据来文内容和领导分工,提出拟送请某市领导阅知及必要时转送某市直机关或区政府及管委会阅知的拟办意见,报分管副秘书长或秘书长审阅同意后报送。呈送阅件一般按职务从高到低,排名从先到后的?#25215;?#36827;行,必要时按领导与文件的紧急关联程度高低排列?#25215;?#21576;送。传阅过程中,领导批示增加传阅对象的,应将新增的对象列入传阅范围并按上述?#25215;?#36865;阅;如新增对象是外单位,阅件有重份的应当以原件阅,阅件是单份的以复印件或传真件送阅。领导阅文?#20449;?#31034;需要办理的,由作出批示的领导对应服务科室按办件程序处理。承办科室?#37038;?#38405;件后应及时送领导阅知;如遇领导出差或休假,应调整送阅?#25215;?#32487;续呈送,缩短公文周转时间。

(三)办件处理

科室处理办件时要弄清文件的具体工作要求和涉及的工作部门,提出拟办意见,按程序办理。处理办件须填写公文呈批单。

办件中需要有关单位提出意见的,应在2个工作日内填好公文处理单,按程序送有关单位征求意见。公文处理单提出的要求应简练、明确,一般要求被征求意见的单位在7个工作日内书面反馈意见。如有特殊情况确需延期答复的,需以书面?#38382;?#25253;分管领导批准,最长延期时间原则上不得超过7个工作日。

各科室呈批的紧急公文,应在公文呈批单上标明紧急程度。需领导立即审批的公文,应提醒并说明。

公文呈批的一般?#25215;?#20026;:科室分管领导(办公室分管领导或副秘书长、秘书长)、分管副市长、市长。

科室分管领导对审批件一般应在2个工作日内作出批示。对承办科室的拟办意见要提出审核意见。

承办科室收到市政府领导阅批的公文后,应将领导批示的内容登记备查,对市政府领导在各种公文、材料上或针对有关问题作出的指导性、倾向性批示,有关科室应及时将其报送相关的市政府领导及秘书长、分管副秘书长阅知。如领导同志在办理时间或其他方面有特殊要求的,应当予以说明。

(四)办文复核

承办科室应每周对本科室所办公文进行复核,避免出现漏办、漏转公文事件。

(五)结果答复

1.普通文件自收文之日起7个工作日内办结,紧急文件按有关规定时限办理。7个工作日后不论公文是否办结,承办科室都应按要求将办理情况告知来文单位。

2.平行部门或不相隶属机关的来文,采用“函”的?#38382;接枰源?#22797;;来文需要征求部门意见的,征求意见后整理汇总?#26102;?#24066;政府领导批示,承办科室应按照市政府领导批示意见答复来文单位。答复来文单位时,应根据领导批示意见拟文书面答复,原则上不直接把公文呈批单及领导批示意见、经办意见原件、复印件转给来文单位。

3.来文单位请求市政府协调支持的事项,不需要正式发文答复时,可将明确的批示意见,以市政府办公室公文处理单的?#38382;劍?#25253;副秘书长以上领导签批同意,加盖公文处理专用章后予?#28304;?#22797;。

4.答复?#38382;?#30001;承办科室提出,对采用答复?#38382;?#19981;规范的科室,按照我办错情通报制度处理。

四、草拟公文

公文文稿草拟工作由市政府办公室承办科室负责,必要时可交由市政府有关职能部门代拟。一般公文文稿应在2个工作日内拟出,急件应尽快拟出,会议纪要一般在会议结束后的7个工作日内印发。

拟制公文,应规范填写发文呈批单,?#33539;?#21457;送范围和印制份数,明确信息公开属性。

五、公文审核

草拟的公文文稿由承办科室负责人审核,再送办公室分管领导审核。重点审核:是否需要以市政府或市政府办公室名义行文;内容是否符合国家的法律法规、方针政策及本省、市的有关规定,涉及的法律、政策问题有无确切依据;措施和办法是否具有可操作性;观点和提法是否正确,是否准确?#20174;?#39046;导意图;?#29575;?#24773;况是否属实;密级及保密期限(可征求文秘科保密室意见)、紧急程度的?#33539;?#26159;否合理;文?#36136;?#29992;、文字表述、标点符号使用是否准确规范等。审核公文文稿,承办科室负责人一般应当在1个工作日内完成;科室分管领导一般应当在2个工作日内完成。

六、公文会签

承办科室草拟和审核修改的公文文稿,必要时应请相关部门会签。市政府领导?#20122;?#25209;但事前未按规定协商会签的公文文稿,承办科室应主动同相关部门沟通意见,协商一致、作出修改后再按程序送审。会签中有不同意见,承办科室应写明情况,供市政府领导决策时参考,不得隐瞒。经会议讨论通过的公文,一般不再会签。

七、公文报批

以市政府或市政府办公室名义发文,按以下程序报批:

(一)以市政府名义(三府)发布决定、通告,向上级部门报送请示、报告、意见,审核呈批程序一般为:承办科室→分管副秘书长(或秘书长)→分管副市长→市长(或市长授权常务副市长)签发。

(二)以市政府名义(三府)发布通知、通报、意见,审核呈批程序一般为:承办科室→分管副秘书长(或秘书长)→分管副市长签发。其中重大事项需报常务副市长或市长审批。

(三)以市政府函件(三府函)提请市人大常委会审议的议案或向市人大常委会报送的报告,审核呈批程序一般为:承办科室→分管副秘书长(或秘书长)→分管副市长→市长签发。人事任免议案的呈批程序为:承办科室→秘书长→市长签发。

以市政府函件(三府函)就某一具体事项作出安排,或就某一请示事项作出批复,或致函省直各部门和其他不相隶属的机关等,审核呈批程序一般为:承办科室→分管副秘书长(或秘书长)→分管副市长签发。其中重大事项需报常务副市长或市长审批。

(四)以市政府办公室名义发文(三府办、三府办函),审核呈批程序一般为:承办科室→分管领导→秘书长或分管副市长签发。其中重大事项需报常务副市长或市长审批。

(五)以市委市政府和市委办公室市政府办公室名义联合发文(三发、三办发、三办字),审核呈批程序一般为:承办科室→分管副秘书长→秘书长→分管副市长→常务副市长→市长签发,其中市委办公室承办的联合发文,由文秘科审核后,根据内容转对口科室按上述审批程序执行,内容无对口科室的,由文秘科按程序呈批。

(六)印发市长办公会议纪要、市长现场办公会议纪要、秘书长办公会议纪要,审核呈批程序一般为:

1.市长主持召开的市长办公会议和现场办公会议,纪要审核呈批程序一般为:承办科室→秘书长→市长。

2.副市长主持召开的市长办公会议和现场办公会议,纪要审核呈批程序一般为:承办科室→分管副秘书长→分管副市长签发。

3.秘书长、副秘书长主持召开的秘书长办公会议,纪要审核呈批程序一般为:承办科室→分管副秘书长或秘书长→分管副市长或市长签发。

4.涉及“两重一大”内容的,须提请市政府常务会议审议。

5.涉及国土规划的按规定的审批程序报批。

(七)印发《三亚市人民政府常务会议纪要》,审核呈批程序一般为:承办科室→秘书长→市长签发。

(八)《内部情况通报》刊登市长、副市长?#19981;埃?#23457;核呈批程序一般为:承办科室→分管副秘书长或秘书长→副市长或市长。

八、公文校核

承办科室对公文文稿进行校核后,由科室负责人签名,再送文秘科复核。

承办科室校核公文文稿质量要求:公文符合行文规则;公文内容正确;附件及相关材料完整;发文呈批程序规范;文稿字词无差错;文?#36136;?#29992;、文字表述、数据采用、计量单位、标点符号和公开属性使用准确规范;受文对象、发送范围、印刷数量明确等。

文秘科复核重点:拟制公文体例、格式是否正确;拟稿、会签、签发等手续是否完备;拟制公文的参考说明材料是否齐全等。复核质量要求:公文符合行文规则;发文呈批程序规范;文?#36136;?#29992;、公文格式正确。

公文清样经承办科室、文秘科校核人员和负责人签名后改正、定稿,交付印发。

承办科室对文秘科复核文槁的修改有异议的,应当与文秘科协商。协商未果时,由双方报请办公室分管负责人裁定。

市政府发布的涉及或者影响公民、法人和其他组织权利义务的具有普遍约束力的规范性文件(包括办法、决定、通告等),应按相关规定做好备案。

九、公文印制

公文清样定稿后,需印制纸质公文的,承办科室应及时印刷。紧急公文须按要求的时限印制完毕。

十、公文发送

承办科室应安排责任心强的专人做好发文登记。纸质公文应认真填写发文登记表交由文秘科收发室送市委交换柜或邮寄(各承办科室应?#28304;?份)。

市政府办公室信息公开科应将市政府和市政府办公室印发的主动公开文件及时上传市政府门户网?#23613;?#35813;主动公开文件应在《三亚市人民政府公报》上公布,并报省政府办公厅文秘处。

十一、公文处理时限

文秘科当天收到的公文,一般当天分转各承办科室,各科室应尽快提出拟办意见并?#27492;?#20998;管领导阅批。各科室对“特急件?#20445;?#21253;括特提电报)应随到随办;对“急件?#20445;?#21253;括特急、加急电报)应优先办理。有时限要求的公文须按规定时限办理,并跟踪催办,?#32321;?#19981;误事。普通件自收文之日起7个工作日内办结。省委、省政府及市委主要领导批办的公文一律做急件处理。7个工作日后不论是否办结,各承办科室都应将办理情况答复来文单位。

十二、涉密公文处理

在公文处理工作中,必须严格执行国家保密法律法规,?#32321;?#22269;家秘密安全。涉密文件必须在涉密计算机上处理,如需临时离开或涉密文件需暂存续办的,须将其妥善保管。不得在连接互联网的电脑上处理涉密、内部和不公开的公文,不得在办公云平台上处理涉密和内部公文。涉密电子文档要及时归档。对机密级、秘密级公文,科室办结后须立即退回保密室并办理清退手续,不得私自留存;绝密级文件由保密室密封径送领导批示。保密室在转出涉密公文的15个工作日后,应向有关科室?#31169;?#28041;密公文的办理情况,催促其尽快办结并退回涉密公文。

十三、公文督办

市政府办公室报送领导阅批的公文、审核的文稿或交有关部门办理的公文,由承办科室负责督办。承办科室应做到紧急公文跟踪催办督办、重要公文重点催办督办、一般公文定期催办督办。超过规定办文时限的,应向承办单位领导催办、发公文催办督办单或电话催办,查明原因,催促及时办理。经2次及以上督办仍未能按时办结的,由承办科室将有关情况报文秘科,文秘科汇总后集中拟文通报,通报将纳入年?#21344;?#25928;考?#39304;?/p>

十四、公文归档

经文秘科登记编号的公文和市政府领导在各种公文、材料或针对有关问题作出的指导性、倾向性批示,承办科室在办结后一周内将原件和有关附件、材料(电子版)通过办公云平台移交文秘科档案室电子归档,纸质文件资料应按档案管理规定定期整理,移交档案室归档。

上述公文和领导批示件作为市政府或市政府办公室制发公文附件材料,承办科室须说明其公文文号,以方便档案室检查和记录归档。

档案室要按照有关管理规定,做好公文的归档管理工作。

十五、公文审核错情处理

承办科室到文秘科保密室盖章时,如发现公文文稿出错,应立即重新印发;若承办科室已发文到相关单位后发现公文稿出错,能全部收回的,销毁后重新发文;不能全部收回的,由承办科室拟更改通知重新发文。有关公文错情的责任人按规定处理。

十六、监督管理

科室负责人应对本科室执行公文处理规定的情况进行监督检查,发现问题及时解决。违反本规定出现工作失误、造成损失的,应严肃追究有关人员责任。

十七、施行时间

本工作规程自印发之日起施行,同时三亚市人民政府办公室2016年印发的《三亚市人民政府办公室公文处理工作规程》(三府办函〔2016〕25号)?#29616;埂?/p>


附件:1.三亚市人民政府办公室公文呈批单

     2.三亚市人民政府办公室公文处理单

     3.三亚市人民政府办公室发文呈批表

     4.三亚市人民政府办公室公文催办督办单

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